Контроль наличных

Напомним, ревизию кассы можно проводить как по плану, так и нет. Законодательство устанавливает ряд ситуаций, когда хозяйствующий субъект обязан провести плановую проверку (приказы Минфина № 34н и № 49 ):

• на должность материально-ответственного лица заступает новый сотрудник;
• в случае хищения наличности;
• перед формированием годовой бухотчетности;
• в случае реорганизации (ликвидации) фирмы;
• при наступлении ЧС (это могут быть природные катаклизмы, аварии, техногенные катастрофы).

Важно!

Количество внеплановых проверок кассы и кассовых операций в течение года может быть любым. Периодичность, основания, сроки и порядок их проведения утверждаются руководителем, исходя из потребностей конкретной организации, и закрепляются в учетной политике организации.

Внеплановая проверка проводится без предварительного уведомления МОЛ, чтобы удостовериться в его порядочности и профессионализме. Часто ревизия вскрывает факты злоупотребления денежными средствами, несоблюдения правил их хранения, некорректного оформления операций, отсутствия первички. И если такие нарушения не будут выявлены и устранены до инспектирования кассовой дисциплины налоговиками, то некомпетентность отдельных сотрудников может повлечь печальные последствия для фирмы в целом.

Найти квалифицированных сотрудников — цель любого кадровика. Найти грамотного и опытного бухгалтера, которому можно доверить финансы компании, это еще и головная боль руководителя предприятия. И даже при наличии в штате завидных специалистов главбуху требуется приложить немало усилий, чтобы отладить бухгалтерский учет и контроль кассовых операций.

Потребительский спрос способствует постепенному внедрению достаточно новой для отечественного рынка услуги — аутсорсинга кассовых операций, которая, несмотря на молодость, успела зарекомендовать себя в качестве эффективной меры снижения затрат компаний на содержание и оплату ошибок некомпетентного персонала и организации образцового документооборота.

Кто проводит ревизию

Проведение надзорных мероприятий возлагается на инвентаризационную комиссию. В качестве членов комиссии могут выступать:

• административный персонал фирмы;
• сотрудники бухгалтерии;
• прочие работники (юристы, экономисты и пр.);
• внутренние и внешние аудиторы;
• специалисты аутсорсинговой компании.

Для утверждения состава комиссии директором организации издается постановление (приказ, распоряжение) в свободной форме (в качестве образца можно воспользоваться бланком № ИНВ-22 из приказа Госкомстата № 88). Переиздавать его ежегодно не требуется, если в организации не происходило каких-либо кадровых перестановок (смена МОЛ, увольнение одного из членов комиссии пр.).

Если предприятие достаточно крупное (например, имеет много подразделений в разных регионах), то контроль за ведением кассовых операций проводят единовременно несколько комиссий, сформированных из служащих местного ОП.

Важно!

При проведении инвентаризации обязаны присутствовать все ревизоры, указанные в приказе. Если хотя бы одно из этих лиц отсутствует — результаты проверки могут быть признаны недействительными.

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО

Вот что к ним относится:

Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.

Соблюдение лимитов кассы. Нельзя вылезать за назначенный максимальный остаток наличности в кассе в завершении трудового дня. Лишнюю сумму надо обязательно отправить в банк.

Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.

Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кому необходимо соблюдать кассовую дисциплину?

Соблюдение кассовой дисциплины предписано всем ИП и ООО независимо от наличия/отсутствия контрольно-кассовой техники и применяемой СНО. Узнать, кто может не применять онлайн-кассы в 2021 году, можно из нашей статьи.

С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.

Предпринимателям необходимо только делать оформление документов при выплате зарплаты (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Кассовые документы

Все кассовые операции проводит кассир или другой работник, назначенный руководителем юрлица или предпринимателем из числа своих сотрудников. Он наделяется соответствующими полномочиями.

Оформление кассовых документов является обязанностью главного бухгалтера или сотрудника, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета. Однако этим может заниматься и руководитель ООО или непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Для всех кассовых документов в 2021 году действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО формируется в одном экземпляре по форме КО-1, ОКУД 0310001 при каждом поступлении наличных денег в кассу организации, например:

платежи от покупателей, заказчиков,

внесение денег (для выплаты зарплаты, командировочных, от учредителей в уставной капитал).

Ордер 0310001 состоит из двух частей: отрывной квитанции и самого ордера. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером, кассиром, заверяется печатью и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе.

Если наличность оформляется фискальным чеком или бланком строгой отчетности (БСО), то согласно п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У кассиру разрешается составлять один приходный ордер на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день, подтвержденную этими документами.

Форма ПКО заполняется от руки либо на компьютере (тогда распечатывается и подписывается).

В 2021 году почти все организации и ИП при расчетах обязаны применять онлайн-кассы (исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому при приеме наличных денег за товары или услуги оформление ПКО не отменяет оформление кассовых чеков.

Касса Лайтбокс – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ.

Расходный кассовый ордер (РКО)

Каждая выдача наличных денег из касс организаций происходит по расходному кассовому ордеру по форме КО-2, ОКУД 0310002.

РКО формируется в одном экземпляре, подписывается всеми ответственными лицами и сотрудником, получающим денежные средства. Принимая документ, кассир проверяет правильность оформления расходного ордера, наличие всех подписей и документ, удостоверяющий личность сотрудника.

По указанию Банка России наличная выручка расходуется только на строго определенные цели. Ордер 0310002 выдается на:

оплату поставщикам, подрядчикам,

возврат денег (при отказе от товара, оплаченного наличными).

ПКО и РКО действительны именно в день оформления. При их заполнении не допускаются даже самые незначительные исправления и помарки. Организации и ИП должны вести учет приходных и расходных ордеров, то есть заносить их в специальный журнал регистрации ордеров (форма КО-3).

Кассовая книга

В этом обязательном бухгалтерском документе осуществляется письменное ведение учета всех поступлений и расходов наличных денег, проходящих через кассу организации.

Для кассовой книги утверждена форма КО-4, но можно использовать и свою форму. Документ выглядит как бумажный журнал с титульным листом и листами со специальной таблицей. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью.

Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день. По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью. Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге.

Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.

Кассовая книга ведется в одном экземпляре (даже при разных СНО), но при наличии у компании выделенных подразделений, каждое из них ведет свою кассовую книгу. Копии ее листов передаются в главный офис в нужные сроки, установленные организацией.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость

Данными документами оформляется выдача сотрудникам заработной платы, премий, стипендий и другие выплаты.

Ведение кассовых документов допускается не только в бумаге, но и в электронном виде. Во втором случае документы оформляются с обеспечением их полной защиты от неправомерного доступа и подписываются электронными подписями.

Стоит сказать, что книга учета БСО, КУДиР, документы, необходимые при использовании кассового оборудования (журнал и отчет кассира), не причисляются к кассовой дисциплине.

Установление лимита по кассе

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

В заявлении или приказе обязательно указываются Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.).

Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Деньги на личные нужды

Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины?

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;

От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

Также, согласно статье 14.5 КоАП РФ, предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.